Era digitală a luat cu asalt toate industriile și operatorii de hoteluri mici, au început să se bazeze pe foi de calcul pentru a gestiona datele lor. Ei au îmbrățișat Microsoft Excel ca cel mai bun prieten și, de atunci, ei nu vor lăsa acest sistem. Excel a fost și este un instrument universal funcțional pentru mai multe întreprinderi, în special în industria hotelieră și de contabilitate.
În ziua de azi mulți operatori hotelieri încă folosesc foi de calcul.
Știu că foile de calcul s-au dovedit a fi un instrument foarte util, dar a trecut timpul, iar acum ar trebui să încerci ceva nou. Acum este momentul de a utiliza un software serios.
În acest articol, veți găsi 7 motive de ce trebuie să faci această schimbare acum!
- Nu există reguli de formatare
Excel vă oferă opțiuni atunci când vine vorba de modul în care celulele, rândurile, coloanele pot fi formatate și chiar modul în care numerele și datele sunt prezentate în fișa tehnică. Știu că pare o mare facilitate pentru tine, dar acel număr de opțiuni înseamnă că nu există nici o regulă clară pentru ceea ce este “corect” sau “greșit”.
Există unele template-uri disponibile, dar nu există nici o formatare standard pe care toți angajații dumneavoastră pot urma. Formatarea care are sens pentru tine nu poate avea sens pentru alții, ceea ce duce la confuzie și incompatibilitate în comunicarea datelor către o altă parte.
- Un singur utilizator o dată
Aceasta este o slăbiciune puternică a foilor de calcul. Doar o singură persoană poate lucra pe o foaie de calcul, la un moment dat. Chiar și în Google Excel în general, doar o singură persoană poate face modificări, în timp ce altele lucreaza cu o copie numai pentru vizualizare. Acest lucru face dificilă pentru echipa ta să rămână în comunicare activă, în curs de desfășurare. În lumea noastră modernă, cu lucrătorii la distanță și tehnologii mai sofisticate, aveți nevoie de mai multe soluții pentru gestionarea ușoară a colaborării.
- Risc prea mult pentru erori
Foile de calcul Excel sunt pline de formule și aveți nevoie de săptămâni pentru a afla toate acestea, iar o intrare greșită într-o foaie de calcul poate distruge toate datele pe care le-ați introdus despre rezervările clientului. Cert este că acest tip de erori se întâmplă mai des, iar de cele mai multe ori poate cauza probleme semnificative.
Am sugera utilizarea unui software de management hotelier. În acest fel toate datele vor fi întotdeauna corecte și actualizate. Nu aveți nevoie să utilizați formule și alte lucruri dificile. Doar introduceți datele de care aveți nevoie și software-ul va face totul pentru tine. Nu mai pierde timpul cu pregătirea și învățarea. Utilizați un software construit special pentru nevoile dvs. și puteți deveni mult mai productiv.
- Riscul pierderii datelor
Nici nu vreau să mă gândeasc la crearea unei noi foi de calcul în care ați introdus o mulțime de date și chiar în acel moment este o întrerupere de energie electrică timp de câteva secunde. Vă puteți imagina pierderea? Dar acest lucru este un scenariu simplu, inundații sau incendii reprezintă un risc mult mai neașteptat. În cazul în care foile dvs. sunt stocate pe computerul local, toate datele pot fi compromise în cazul unor evenimente neprevăzute.
Să presupunem că aveați datele salvate pe un hard disk, dar ce se întâmplă dacă pierzi hard disk-ul sau datele devin corupte?
Răspunsul este simplu. Cel mai bun mod de a stoca datele trebuie să aibă în considerare un spațiu cloud deoarece nu este o locație fizică și nu poate fi coruptă, deteriorată sau furată. Toate datele pot fi accesate de fiecare dată de oriunde. Tot ce trebuie este o conexiune la internet și un instrument online de management hotelier care face acest lucru.
- Nu există date centralizate
Deoarece Microsoft Excel nu este un software bazat pe cloud și nu pot fi accesat de la distanță, prin urmare, doar o singură persoană poate avea acces la foaia de calcul. Dacă un alt angajat al hotelului dumneavoastră trebuie să-l acceseze, va trebui să atașați fișierul într-un e-mail.
Ca o alternativă la această problemă, o soluție este un sistem bazat pe cloud care vă permite și personalul dumneavoastră a avea acces la toate datele într-un singur loc, și vă puteți elibera de birou.
- Securitatea
Este o lume digitală unde părțile greșite pot avea acces la foile de calcul atunci când acestea nu sunt stocate pe un server securizat, bazat pe cloud.
Acest lucru pune datele de hotel la risc și, de asemenea, poate compromite securitatea clienților dumneavoastră care au rezervat cu tine.
Cu un sistem securizat de rezervare cloud pentru un hotel mic, veți putea atribui diferite niveluri de acces la personalul dumneavoastră, astfel încât ei văd numai informațiile de care au nevoie.
- Rapoarte
De câte ori ai vrut să faci un raport cu clienții sau profiturile, dar l-ai gasit prea complicat? Realitatea este că, folosind foi de calcul pentru rapoarte este într-adevăr un consumator de timp.
Un sistem modern de management al hotelului va construi toate aceste rapoarte esențiale, cum ar fi:
- Raport de Tranzacții
- Raport de venituri
- Raportul clienților
Crezi că ți-am dat destule motive pentru a te opri din utilizarea foilor de calcul? Ce se poate folosi în loc de foi de calcul? Un răspuns este un software specializat.
Dacă găsiți acest articol util te rugăm să-l împărtășești cu cineva care ar putea beneficia de aceste informații. În cazul în care doriți să aflați mai multe despre acest subiect te rog să ne anunți în secțiunea de comentarii.